Reglamento de trabajo del Comité de auditoría de la Junta de Síndicos (aprobado el 30 de julio de 2004, en la segunda reunión de la cuarta Junta de Síndicos del Banco del Japón,
Revisado en la décima reunión de la cuarta Junta de Gobernadores del Banco del Japón, celebrada el 18 de noviembre de 2005,
Revisado en la octava reunión de la Sexta Junta de Gobernadores del Banco de Japón, celebrada el 18 de agosto de 2011,
Revisado en la 12ª reunión de la Sexta Junta de Gobernadores del Banco del Japón, celebrada el 28 de marzo de 2012,
Revisado en la sexta reunión de la séptima Junta de Gobernadores del Banco de Japón, celebrada el 29 de abril de 2014,
Revisado en la primera reunión del Décimo Consejo de Administración del Banco del Japón, 28 de junio de 2022)
Capítulo I Disposiciones generales
Artículo 1 con el fin de normalizar el mecanismo de adopción de decisiones del Consejo de Administración de Bank Of Communications Co.Ltd(601328) (en lo sucesivo denominado “el Banco”) y mejorar la estructura de gobernanza del Banco, de conformidad con el derecho de sociedades de la República Popular China, la Ley de bancos comerciales de la República Popular China, las disposiciones pertinentes de las instituciones reguladoras de valores y las bolsas de valores en los lugares en que cotizan sus acciones, los Estatutos de Bank Of Communications Co.Ltd(601328) (en lo sucesivo denominados “los estatutos”) y otras leyes y reglamentos administrativos pertinentes, Estas normas de trabajo se formulan sobre la base de normas y documentos normativos. Artículo 2 El Consejo de Administración del Banco establecerá un Comité de auditoría. El Comité de auditoría llevará a cabo su labor de conformidad con el presente reglamento de trabajo y con la autorización del Consejo de Administración, será responsable ante el Consejo de Administración e informará al respecto. El Comité de auditoría se encarga principalmente de examinar la información financiera del Banco y de supervisar, inspeccionar y evaluar la auditoría interna y externa y el control interno del Banco. El Comité de auditoría debería fortalecer la comunicación con la Junta de supervisores y la alta dirección del Banco.
Capítulo II Composición del personal
Artículo 3 El Comité de auditoría estará integrado por cinco a siete directores no ejecutivos, cuyos miembros serán, en principio, independientes de los asuntos cotidianos de funcionamiento y gestión del Banco, en los que la mayoría de los directores independientes serán directores independientes, y al menos uno de ellos, de conformidad con las normas pertinentes de inclusión en La lista y otros requisitos reglamentarios, tendrá las calificaciones profesionales adecuadas o los conocimientos contables o de gestión financiera pertinentes.
Artículo 4 El Comité de auditoría tendrá un Presidente, que será nombrado por un director independiente y será responsable de presidir la labor del Comité. El Presidente no trabajará en el Banco durante menos de 20 días laborables al a ño.
Las principales responsabilidades del Presidente son las siguientes:
Presidir las reuniones del Comité y garantizar su funcionamiento y el desempeño efectivos de sus funciones;
Ii) determinar el programa de cada reunión del Comité;
Iii) Velar por que todos los miembros del Comité en sus reuniones sean conscientes de las cuestiones examinadas por el Comité y por que todos los miembros tengan acceso a información completa y fiable;
Iv) Velar por que el Comité llegue a conclusiones claras y claras sobre cada proyecto de ley que se esté examinando, incluidas la aprobación, el rechazo o la reconsideración de material adicional;
V) proponer la convocación de una reunión provisional del Comité;
Emitir resoluciones de la Conferencia o dictámenes escritos sobre las deliberaciones de la Conferencia;
Otras responsabilidades especificadas en el presente reglamento.
Artículo 5 los miembros y presidentes de los comités de auditoría serán nombrados por el Presidente, más de la mitad de los directores independientes o un tercio de todos los directores y aprobados por el Consejo de Administración.
Artículo 6 el mandato de los miembros del Comité de auditoría será el mismo que el de los directores. Al expirar su mandato, los miembros podrán ser reelegidos. Cualquier miembro que deje de ser director no ejecutivo del Banco perderá automáticamente su condición de miembro.
Artículo 7 en caso de escasez de miembros del Comité de auditoría, el Consejo de Administración podrá, de conformidad con los artículos 3, 5 y 6 supra, complementar el número de miembros. Si el número de miembros es inferior a cinco debido a la falta de puestos, el Consejo de Administración debería llenar el número de miembros lo antes posible.
Capítulo III responsabilidades y competencias
Artículo 8 las principales responsabilidades y competencias del Comité de auditoría serán las siguientes:
Proponer la contratación, renovación o destitución de una empresa contable que lleve a cabo una auditoría legal periódica de los informes financieros del Banco y que sea responsable de cuestiones concretas de aplicación; Examinar los gastos de auditoría conexos y las condiciones de contratación;
Supervisar y evaluar la relación entre el Banco y las instituciones de auditoría externa y la labor de las instituciones de auditoría externa;
Orientar, evaluar y evaluar la labor de auditoría interna, as í como el sistema de auditoría interna y su aplicación; Los resultados de la auditoría interna se comunicarán oportunamente a la Junta de supervisores;
Coordinar la comunicación entre el personal directivo superior, el Departamento de auditoría interna y los departamentos pertinentes del Banco y las instituciones de auditoría externa para asegurar que el Departamento de auditoría interna disponga de recursos suficientes para funcionar dentro del Banco y de una posición adecuada;
Examinar la información financiera del Banco y su divulgación, examinar las políticas y prácticas contables, supervisar la situación financiera y los procedimientos de presentación de informes financieros y formular observaciones sobre los informes financieros;
Supervisar y evaluar la eficacia del control interno del Banco e inspeccionar el sistema de control interno (incluido el control financiero) y su aplicación;
Evaluar los mecanismos de presentación de informes financieros, control interno u otras irregularidades por parte de los empleados del Banco, as í como los mecanismos del Banco para realizar investigaciones independientes e imparciales de las denuncias y adoptar las medidas apropiadas;
Aceptar que el personal del Banco y otros comerciantes con el Banco (por ejemplo, clientes y proveedores) presenten sus preocupaciones al Comité, tanto a puerta cerrada como anónimamente, sobre las irregularidades del Banco;
Ⅸ) El Comité informará al Consejo de Administración y formulará recomendaciones sobre las medidas o mejoras que considere necesarias;
Otras cuestiones prescritas por las leyes, los reglamentos administrativos, las normas, la autoridad reguladora de valores del lugar en que se cotizan las acciones del Banco y la bolsa de valores y autorizadas por el Consejo de Administración.
Artículo 9 sobre la base de una amplia recopilación de información sobre las empresas contables, el Comité de auditoría formulará recomendaciones a las empresas contables que contraten, renueven, despidan o dejen de ser contratadas para su auditoría por el Banco y las presentará al Consejo de Administración para su examen.
El Comité de auditoría se encargará de la aplicación de la contratación de las empresas de contabilidad auditadas por el Banco, de conformidad con el mandato del Consejo de Administración, de organizar la preparación de los documentos de licitación para la selección y contratación de las empresas de contabilidad, y de nombrar a los miembros del Comité de evaluación de ofertas Para que participen en el Comité de evaluación de ofertas a fin de determinar las empresas de contabilidad ganadoras. El Comité de auditoría explicará al Consejo de Administración la independencia y profesionalidad de la empresa contable, as í como la equidad de las condiciones de empleo y la remuneración.
El Comité de auditoría se ocupará sin demora de las cuestiones relativas a la renuncia o el despido de la empresa contable.
Artículo 10 el Comité de auditoría supervisará la objetividad independiente de la labor de las empresas contables auditadas por el Banco y la eficacia de los procedimientos de auditoría, e instará a las instituciones de auditoría externa a que sean honestos y fieles, diligentes y responsables, a que cumplan estrictamente las normas comerciales y las normas de autorregulación industrial, a que apliquen estrictamente el sistema de control interno, a que verifiquen y verifiquen los informes financieros y contables del Banco, a que cumplan sus obligaciones de prestar especial atención y a que emitan opiniones profesionales con prudencia.
El Comité de Auditoría examinará y comunicará el alcance de la auditoría, el plan de auditoría, las modalidades de auditoría y las cuestiones importantes detectadas en el proceso de auditoría con las instituciones de auditoría externas.
En caso de que una entidad de auditoría externa emita una opinión de auditoría no estándar sobre el informe financiero y contable del Banco, el Comité de auditoría se encargará de examinar la opinión de auditoría y las notas especiales sobre las cuestiones pertinentes e informará al Consejo de Administración de las opiniones de examen.
La Junta elaborará y aplicará políticas sobre la prestación de servicios no relacionados con la auditoría por las instituciones de auditoría externa.
Si el Banco tiene previsto contratar a una entidad de auditoría externa para que preste servicios no de auditoría, el Comité de auditoría llevará a cabo una auditoría previa y presentará sus opiniones al Consejo de Administración.
Artículo 11 El Comité de Auditoría examinará los informes financieros y contables del Banco en el plazo prescrito por las leyes, los reglamentos administrativos y las normas, as í como por la autoridad reguladora de valores del lugar en que se coticen las acciones del Banco y la bolsa de valores, presentará sus opiniones sobre la autenticidad, exhaustividad y exactitud de los informes financieros y contables e informará de sus opiniones al Consejo de Administración.
El Comité de auditoría debería centrarse en los principales problemas contables y de auditoría de los informes financieros del Banco, as í como en las principales opiniones sobre los informes financieros que figuran en los informes financieros, prestando especial atención a la posibilidad de fraude, fraude y inexactitudes importantes relacionados con los informes financieros y supervisando la rectificación de los problemas de los informes financieros y contables.
Las deliberaciones de la Junta de Auditores deberían incluir, entre otras cosas, las siguientes cuestiones:
Cambios importantes en las políticas y prácticas contables;
Ii) Cuando se trate de juicios importantes;
Ajustes importantes resultantes de la auditoría;
Iv) Hipótesis de continuidad de las operaciones y cualesquiera reservas;
Cumplimiento de las normas contables;
Cumplimiento de las leyes, reglamentos administrativos y normas pertinentes, as í como de los requisitos de divulgación de información financiera establecidos por la autoridad reguladora de valores y la bolsa de valores del lugar en que se cotizan las acciones del Banco.
Artículo 12 El Comité de auditoría mantendrá una comunicación con el Consejo de Administración y el personal directivo superior sobre las cuestiones a que se refiere el artículo 11 y celebrará al menos dos reuniones al a ño con una empresa contable auditada por el Banco. Al mismo tiempo, el Comité de auditoría debería examinar cuidadosamente las cuestiones importantes reflejadas o que deberían reflejarse en los informes y cuentas pertinentes y las cuestiones planteadas por el Director Financiero, la auditoría interna o la auditoría externa del Banco.
Artículo 13 El Comité de auditoría supervisará oportunamente la auditoría de los informes financieros anuales, en particular:
Determinar el calendario de auditoría de los informes financieros anuales;
Supervisar e instar a las instituciones de auditoría externa a que presenten informes de auditoría en el plazo convenido y a que dominen el progreso general de la auditoría de los informes anuales;
Examinar los estados financieros y contables preparados por el Banco antes de la entrada de la entidad de auditoría externa y examinar con la entidad de auditoría externa la naturaleza y el alcance de la auditoría y las responsabilidades conexas de presentación de informes; Fortalecer la comunicación después de que la Organización de auditoría externa entre en el lugar de trabajo, y revisar los estados financieros y contables de nuevo después de que emita la opinión preliminar de auditoría;
Examinar el informe financiero y contable anual y presentarlo al Consejo de Administración para su examen después de que se formulen observaciones por escrito; Informar al Consejo de Administración sobre el resumen anual de la auditoría de la empresa contable; Revelar los documentos pertinentes en el informe financiero anual de conformidad con las leyes, los reglamentos administrativos y las normas, as í como las disposiciones de la autoridad reguladora de valores y la bolsa de valores del lugar en que se cotizan las acciones del Banco.
Artículo 14 el Comité de Auditoría examinará oportunamente las siguientes cuestiones e informará al Consejo de administración: las principales preguntas formuladas por la empresa contable al personal directivo superior del Banco en relación con los registros contables, las cuentas financieras o el sistema de control interno y la “carta explicativa sobre la situación de la auditoría”, y las principales preguntas formuladas por el personal del Banco al personal directivo superior del Banco en relación con los registros contables, las cuentas financieras o el sistema de control interno, etc.
La Junta examinará y supervisará la respuesta oportuna del personal directivo superior a las cuestiones mencionadas o adoptará las medidas apropiadas, y velará por que la Junta responda oportunamente a las cuestiones planteadas en la mencionada nota informativa sobre auditoría.
Artículo 15 el Comité de Auditoría examinará periódicamente el programa de presupuesto financiero anual, el programa de cuentas financieras anuales y el programa de distribución de beneficios del Banco e informará al Consejo de Administración sobre sus opiniones de examen.
Artículo 16 el Comité de auditoría escuchará periódicamente los informes sobre la labor de auditoría interna, examinará el plan de trabajo de auditoría interna y supervisará su aplicación, formulará observaciones sobre la idoneidad y eficacia de la auditoría interna, supervisará la rectificación de las principales cuestiones e informará al Consejo de Administración.
El Departamento de auditoría interna del Banco informa al Comité de auditoría. Los informes de auditoría importantes presentados por el Departamento de auditoría interna al personal directivo superior del Banco, la rectificación de las cuestiones importantes detectadas en la auditoría y su presentación al Comité de auditoría.
Artículo 17 el Comité de Auditoría examinará periódicamente el informe de evaluación del control interno del Banco, evaluará la idoneidad del diseño y la aplicación del sistema de control interno, supervisará la rectificación de los defectos del control interno e informará al Consejo de Administración.
La Junta debería examinar el sistema de control interno con el personal directivo superior a fin de asegurar que el personal directivo superior haya establecido controles internos eficaces, y debería examinar las principales conclusiones relativas a las cuestiones de control interno y las respuestas del personal directivo superior.
Artículo 18 cuando el Comité de auditoría examine otras cuestiones de conformidad con sus funciones, informará de sus opiniones al Consejo de Administración.
Artículo 19 el Comité de auditoría estará facultado para adoptar decisiones sobre cuestiones comprendidas en el ámbito de su mandato, previa autorización especial del Consejo de Administración. El Comité de auditoría informará oportunamente al Consejo de Administración sobre la tramitación de las transacciones autorizadas.
Capítulo IV reglamento interno
Artículo 20 las reuniones del Comité de auditoría se dividen en reuniones periódicas y reuniones provisionales. Convocada y presidida por el Presidente del Comité de auditoría. Cuando el Presidente no pueda asistir a la reunión, designará a un director independiente para que presida la reunión.
Artículo 21 el Comité de auditoría se reunirá al menos cuatro veces al a ño. La Junta de Auditores podrá convocar reuniones provisionales según sea necesario. Cuando dos o más miembros de la Junta de Auditores lo propongan, o cuando el Presidente de la Junta lo considere necesario, podrá convocarse una reunión provisional.
Artículo 22 el Comité de auditoría notificará por escrito a todos los miembros con al menos tres días de antelación la celebración de su reunión. Con el consentimiento unánime de todos los miembros, el plazo para la notificación de las reuniones mencionadas no podrá limitarse, sino que la notificación se hará en un plazo razonable. La notificación de la reunión puede ser entregada a mano o enviada por fax, correo certificado o correo electrónico. Artículo 23 la reunión del Comité de auditoría podrá celebrarse en forma de reunión sobre el terreno o de firma por escrito.
Si la reunión adopta la forma de una reunión in situ, podrá facilitarse la participación de los miembros de la Comisión por teléfono, vídeo u otros medios de comunicación instant ánea, y se considerará que los miembros de la Comisión que participen en la reunión por los medios mencionados están presentes en la reunión in situ.
Si la reunión se celebra por escrito, se convocará a propuesta del Presidente y con el consentimiento de los demás miembros antes de la reunión.
Artículo 24 las reuniones del Comité de auditoría sólo podrán celebrarse si están presentes más de dos tercios de sus miembros. La votación de la Conferencia será a mano alzada o por votación registrada, y cada miembro tendrá un voto.
Las opiniones de deliberación presentadas a la Junta por la Conferencia estarán sujetas al consentimiento de la mayoría de los miembros. En caso de que no pueda formarse una opinión deliberativa efectiva debido a la retirada de un miembro del Comité de auditoría, el Consejo de Administración examinará directamente las cuestiones pertinentes.
Artículo 25 los miembros del Comité de auditoría asistirán personalmente a la reunión y expresarán opiniones claras sobre las cuestiones examinadas. Cuando un miembro no pueda asistir a la reunión en persona por alguna razón, podrá presentar un poder notarial firmado por el miembro y encomendar a otros miembros que asistan a la reunión y expresen sus opiniones en su nombre. El poder notarial debe especificar el alcance y la duración de la autorización. Cada miembro podrá ser nombrado por un miembro como máximo. Si un miembro del Consejo de administración independiente no puede asistir a la reunión en persona por alguna razón, se confiará a otro miembro del Consejo de administración independiente que asista a la reunión en su nombre.
Artículo 26 el Comité de auditoría invitará a sus supervisores a asistir a la reunión sin derecho a voto. Otros directores, altos directivos, auditores internos, personal financiero y jurídico del Banco, as í como representantes de empresas de contabilidad y asesores jurídicos, podrán ser invitados a asistir a la reunión y proporcionar la información necesaria, según proceda.
Artículo 27 el Comité de auditoría podrá, si lo considera necesario, contratar a un intermediario para que preste asesoramiento profesional en la adopción de decisiones, a expensas del Banco.
Artículo 28 se levantarán actas de las reuniones del Comité de auditoría. Los miembros y redactores presentes en la reunión firmarán el acta. Las actas de las reuniones se conservarán permanentemente como archivos del Banco.
Las deliberaciones aprobadas en las reuniones del Comité de auditoría se redactarán por escrito.
