Reglamento de la reunión de la Oficina
(24 de marzo de 2022, examinado y aprobado por el noveno Consejo de Administración de la empresa en su cuarta reunión en 2022)
Artículo 1 con el fin de fortalecer el liderazgo colectivo, garantizar la cientificidad, sistematización y normalización de la adopción de decisiones sobre los asuntos de las reuniones de la Oficina de Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) (en lo sucesivo denominada “El Grupo” o “la empresa”) y mejorar efectivamente el nivel y la capacidad de adopción de decisiones sobre los asuntos de las reuniones de la Oficina del Grupo, estas normas se formulan de conformidad con los Estatutos de la empresa, las normas de trabajo del Director Ejecutivo de Yunnan Baiyao Group Co.Ltd(000538) , la autorización del Consejo de Administración del Grupo para el Consejo de la Oficina del Grupo y la realidad de la empresa.
Artículo 2 la reunión de la Oficina del Grupo se adherirá al principio de “expresar sus opiniones, debatir a fondo, llevar adelante la democracia, seguir el buen ejemplo, reunir sabiduría y centralizar la adopción de decisiones”, y apoyará al Director General en la aplicación científica y eficaz de la adopción de decisiones.
Artículo 3 la reunión de la Oficina del Grupo es una Form A de organización en la que el Director General ejerce un liderazgo eficaz en la gestión de las operaciones, etc. la decisión final de la reunión de la Oficina del Grupo será decidida por el Director General y será responsable de ella.
Capítulo II Convocación de la Conferencia
Artículo 4 la reunión de la Oficina del Grupo será convocada y presidida por el Director General. Si el Director General no puede desempeñar sus funciones, podrá encomendar a un Vicepresidente superior que la convoque y presida en su lugar.
Capítulo III Participantes
Artículo 5 el alcance de los participantes será el siguiente: el personal directivo superior de la dirección, el Director General del centro administrativo, el Jefe de la Dependencia de preparación de cuestiones o informes (que sólo participará en el debate o la presentación de informes sobre esas cuestiones o cuestiones), etc. la Oficina del Grupo invitará, según proceda, a los miembros del Consejo de Administración, la Junta de supervisores u otras personas pertinentes a asistir a la reunión sin derecho a voto, y el Director General determinará en última instancia la lista de participantes o participantes en cada reunión. Sin embargo, se garantiza que más de la mitad del personal directivo superior de todos los niveles de gestión. Las personas que no puedan asistir a la reunión por cualquier motivo deberán tomar licencia por escrito del Director General o del Vicepresidente superior que presida la reunión (salvo en el caso de las personas no identificadas). El Director General y el Secretario del Director General del Centro Administrativo son responsables de la recopilación de las actas de las reuniones.
Capítulo IV forma de organización y calendario
Artículo 6 las reuniones se dividirán en reuniones periódicas y reuniones provisionales.
Las reuniones periódicas se celebrarán a las 14.00 horas del 6 de cada mes (el día siguiente a la formación del Boletín Financiero) y se aplazarán hasta las 14.00 horas del primer día hábil siguiente a la fecha de recepción de las vacaciones en caso de descanso u otros días feriados oficiales. En caso de viaje de negocios del Director General, el tiempo se puede ajustar más tarde. Por lo general, las reuniones provisionales se celebran por decisión del Director General o del Vicepresidente Superior autorizado para examinar propuestas importantes que son más urgentes y no pueden esperar a las reuniones periódicas.
Artículo 7 el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado decidirán, según proceda, las modalidades de celebración de la reunión (incluidas las reuniones sobre el terreno, las reuniones en línea, etc.) y las modalidades de votación (incluidas las votaciones sobre el terreno, las votaciones en línea, etc.).
Capítulo V Ámbito de aplicación
Artículo 8 cuestiones pertinentes relacionadas con el Comité de gestión empresarial de la empresa, cuestiones que requieren la adopción de decisiones en la reunión de la Oficina del Grupo y el examen mensual de la aplicación del plan estratégico de la empresa.
Artículo 9 otras cuestiones que deban debatirse serán determinadas por el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado.
Artículo 10 propuestas que el Consejo de Administración considere necesarias para su presentación a la reunión de la Oficina del Grupo para su debate.
Capítulo VI competencia para examinar
Artículo 11 en lo que respecta a las inversiones en el extranjero (incluidas, entre otras cosas, las inversiones en acciones, las inversiones en proyectos, etc.) que cumplan las disposiciones de la ley, la compra o venta de activos y las donaciones en el extranjero, la autoridad de examen y aprobación de la Junta Directiva del Grupo Se determinará de conformidad con la autorización de la Junta Directiva del Grupo a la Junta Directiva del Grupo, y la Junta Directiva del Grupo aplicará concretamente la cantidad y el plazo autorizados por la Junta Directiva del Grupo.
Capítulo VII Asuntos comunicados por la Oficina del Grupo al Consejo de Administración
Artículo 12 cuando la Oficina del grupo represente más del 5% de los activos netos indicados en el último informe financiero auditado y se encuentre en una de las siguientes circunstancias, informará inmediatamente al Consejo de administración:
1. Celebración, modificación y terminación de contratos importantes;
2. Reembolso bancario de gran valor;
3. Pérdidas importantes de funcionamiento o no funcionamiento;
4. Grandes pérdidas de bienes;
5. Posibles responsabilidades legales;
6. Litigios y arbitrajes importantes;
7. Sanciones administrativas importantes, etc.
Artículo 13 en caso de accidente grave de seguridad personal, accidente de equipo, accidente de calidad u otro incidente que tenga un impacto significativo en el funcionamiento y el desarrollo de la empresa, la Oficina del Grupo informará oportunamente al Consejo de Administración.
Artículo 14 en caso de que la empresa realice transacciones con partes vinculadas que no se prevean y que superen el límite aprobado por el Consejo de Administración, la Oficina del Grupo informará oportunamente al Consejo de Administración.
Artículo 15 otras cuestiones relativas a la presentación de informes previstas en los estatutos y en el reglamento interno del Consejo de Administración o que la Oficina del Grupo considere necesarias.
Capítulo VIII determinación de las propuestas
Artículo 16 en una propuesta de ley se describirán con precisión, exhaustivamente y concisamente los antecedentes, las principales situaciones y las recomendaciones específicas sobre las cuestiones que deban resolverse en la reunión de la Oficina del Grupo, se analizará y evaluará el riesgo en circunstancias especiales y las instituciones pertinentes emitirán dictámenes jurídicos u otros dictámenes profesionales. El formato de la propuesta debe ser uniforme y normalizado.
Artículo 17 las propuestas serán presentadas por cada unidad sobre la base de una demostración completa de acuerdo con la División de tareas, y una vez formadas las propuestas, serán firmadas y selladas por las principales personas a cargo de cada unidad y el personal directivo superior a cargo después de su examen.
Artículo 18 los proyectos de ley de cada unidad se presentarán al centro administrativo antes del último día hábil de cada mes y, tras su examen y registro por el centro administrativo, se presentarán al Secretario del Director General para que instruya al Director General o al Vicepresidente Superior autorizado a que determinen los proyectos de ley de la reunión de la Oficina del Grupo.
Artículo 19 el proyecto de ley para la determinación de la reunión de la Oficina del Grupo por el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado se redactará electrónicamente en el centro administrativo y se distribuirá a los participantes antes de la reunión. En circunstancias especiales, previa aprobación del Director General o del Vicepresidente Superior autorizado, el Jefe de la dependencia o el personal directivo superior a cargo de la propuesta se comunicarán con antelación a los participantes pertinentes.
Artículo 20 a fin de mantener la seriedad de la reunión de la Oficina del Grupo, en principio no se puede presentar ninguna moción provisional, ni se puede presentar a la reunión una moción que no figure en el orden del día de conformidad con el procedimiento.
Artículo 21 en el caso de los proyectos de ley que deban presentarse temporalmente para su debate por razones especiales antes de la reunión, el personal directivo superior a cargo de la Dependencia proponente explicará las razones de la presentación provisional de los proyectos de ley y el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado verificarán si los proyectos de ley deben presentarse a la reunión de la Oficina del Grupo para su debate.
Capítulo IX procedimiento
Artículo 22 las cuestiones serán comunicadas por el Jefe de la Dependencia propuesta, y el personal directivo superior a cargo formulará observaciones, que serán debatidas colectivamente en la reunión de la Oficina del Grupo y decididas en última instancia por el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado.
Artículo 23 el informe financiero rápido será presentado por el Director Financiero, discutido colectivamente por la Oficina del Grupo y emitido por el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado.
Artículo 24 otras cuestiones relativas a la gestión de las operaciones serán comunicadas por las personas responsables de cada unidad de acuerdo con la División del trabajo, y los altos directivos a cargo presentarán sus opiniones, que serán debatidas colectivamente en la reunión de la Oficina del Grupo, y el Director General o el Vicepresidente Superior autorizado decidirán al respecto. Artículo 25 cuando la Oficina del Grupo formule propuestas concretas sobre cuestiones que deban presentarse al Consejo de Administración para su examen, el Secretario del Consejo de administración u otra persona las presentará al Consejo de Administración para su examen.
Artículo 26 los temas que el Consejo de Administración considere necesarios para ser discutidos y propuestos en la reunión de la Oficina del Grupo serán comunicados por el Secretario del Consejo de Administración o el Director General o por una person a designada por el Vicepresidente Superior autorizada por el Director General. La reunión de la Oficina del Grupo celebrará un debate colectivo para formar la propuesta de la reunión de la Oficina del Grupo, y luego será presentada al Consejo de Administración por el Secretario del Consejo de administración u otra persona.
Capítulo X Aplicación de las resoluciones
Artículo 27 las decisiones adoptadas por la reunión de la Oficina del Grupo se aplicarán concienzudamente por todas las unidades. Si los participantes no están de acuerdo con la resolución, pueden mantener y firmar sus opiniones y razones en el acta, pero deben aplicar la resolución de acuerdo con sus responsabilidades.
Artículo 28 las actas y resoluciones de las reuniones se redactarán normalmente en un plazo de tres días laborables a partir de la conclusión de la Junta General de la Oficina del Grupo; las actas de las reuniones serán examinadas y firmadas por el personal directivo superior participante; las resoluciones de las reuniones serán examinadas y firmadas por el Director General o El Vicepresidente Superior autorizado; las firmas del Centro Administrativo se presentarán al Consejo de Administración, a la dirección y a la Junta de supervisores, y se copiarán a todas las unidades pertinentes. Las cuestiones que deban presentarse al Consejo de Administración para su examen se presentarán en un plazo de tres días laborables a partir de la conclusión de la reunión de la Oficina del Grupo y, en circunstancias excepcionales, se acelerará el progreso de la presentación.
Artículo 29 el centro administrativo del Grupo será responsable de la ejecución de los asuntos específicos de la reunión de la Oficina del Grupo. El centro administrativo del Grupo establecerá un mecanismo de seguimiento y retroalimentación para la aplicación de las resoluciones de la reunión de la Oficina del Grupo, y el personal directivo superior a cargo informará oportunamente sobre la aplicación en la reunión de la Oficina del Grupo de seguimiento a fin de formar un circuito cerrado de trabajo.
Capítulo XI
Artículo 30 el acta incluirá lo siguiente:
1. Hora, lugar y nombre del Presidente de la reunión;
2. Nombres de los participantes en la reunión;
3. Temas de la reunión;
4. Puntos principales y opiniones de los participantes;
5. Resultados de la adopción de decisiones en la Conferencia sobre las cuestiones examinadas.
El acta de la reunión será firmada por el personal directivo superior y archivada durante más de 10 años.
Capítulo XII Disposiciones complementarias
Artículo 31 el presente reglamento se modificará oportunamente de conformidad con la autorización del Consejo de Administración.
Artículo 32 en caso de que el Consejo de Administración modifique el contenido autorizado del Consejo de Administración del Grupo en relación con el presente reglamento, el presente reglamento se modificará en consecuencia y entrará en vigor tras su examen y aprobación por el Consejo de Administración.
Artículo 33 el personal que asista a la reunión o asista a ella sin derecho a voto observará las normas de confidencialidad y evitará que se produzcan fugas.
Artículo 34 el presente reglamento se aplicará a los grupos y unidades.
Artículo 35 cada unidad se refiere a cada departamento de negocios, cada filial y cada departamento funcional del Grupo, etc.
Artículo 36 el presente reglamento entrará en vigor en la fecha de su examen y aprobación por el Consejo de Administración del Grupo. Artículo 37 el centro administrativo del Grupo será responsable de la interpretación del presente reglamento.
